Prima lezione di Access 2000

La tabella è l'elemento principale e indispensabile di un data base, i suoi record vengono utilizzati come base di inserimento dati da query, report, maschere.

Primo passo (Creiamo un database)

Apriamo access 2000, facciamo click su nuovo database selezioniamo l'icona database e facciamo click su ok  scriviamo il nome del nostro database e facciamo click su crea in questo caso lo chiameremo database scuola.
Appare questa finestra:

E' possibile scegliere tre opzioni:
1- crea tabella in visualizzazione struttura
2- crea tabella mediante una creazione guidata
3- crea tabella mediante l'immissione di dati
La scelta più usata è la n.1 (crea tabella in visualizzazione struttura) selezioniamola e clickiamo su nuovo per aprire la finestra di disegna tabella. 

La finestra che ci appare(visualizzata qui sopra) è divisa in due parti:
nella parte superiore possiamo inserire i nomi dei campi, il tipo di dati che il campo deve contenere e una descrizione del campo (facoltativa).
Nella parte inferiore possiamo inserire le proprietà dei campi che vengono assegnate in modo standard, ma è possibile modificarla se è necessario a secondo delle nostre esigenze.

Il tipo do dato di un campo è molto importante perché stabilisce che tipo di valore inserire in un campo. Access stabilisce come tipo standard "TESTO" . Nella prossima immagine possiamo vedere che tipo di dati si può scegliere.

Criteri di assegnazione dei tipi di dati

Testo: Usiamo questo tipo di dato in un campo (standard per access) quando dobbiamo inserire qualsiasi tipo di lettera, simboli, spazi, numeri fino ad un massimo di 255 caratteri.
Memo: Usiamo questo tipo di dato in un campo quando dobbiamo inserire dei testi lunghissimi
fino a 65535 caratteri (testi, note, descrizioni)
Numerico: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire valori numerici utilizzati solo per eseguire dei calcoli. (Attenzione numeri telefonici, codici postali o qualsiasi altro numero utilizzato per calcoli non utilizza questo tipo di dati.)
Data/ora: Usiamo questo tipo di dati in un campo solo per eseguire calcoli su date e ore.
Valuta: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire valori numerici con valuta in lire o altro.
Contatore: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire numeri progressivi a partire da 1 a ogni record del database. E' access che assegna automaticamente numeri progressivi e noi non possiamo modificarli una volta che access li ha assegnati.
Si/No: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo fare la scelta tra due condizioni Si o No (vero o falso).
Oggetto OLE: Usiamo questo tipo di dati in un campo modulo quando dobbiamo inserire oggetti tipo grafica, fogli elettronici, file sonori.
Collegamento ipertestuale: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando dobbiamo inserire un collegamento a qualsiasi cosa come ad esempio un indirizzo internet.
Ricerca guidata: Usiamo questo tipo di dati in un campo quando per ridurre il tasso di errore di inserimento dati possiamo creare una lista di valori selezionati di un'altra tabella o una lista creata da noi.

Possiamo ora impostare a seconda del tipo di dato che si è scelto le proprietà dei campi, (nella parte inferiore della finestra disegna tabella),  molto importante perché maschere e report che creeremo successivamente utilizzeranno queste proprietà.

Impostazione delle proprietà

Dimensione campo: Solo per campo di tipo di testo consente un massimo di 255 caratteri, per campi di tipo numerico e contatore vedi tabella qui sotto:    

Formato: Stabilisce la modalità dei dati che appaiono in Visualizzazione Foglio dati. Per campi di tipo numerico vedi tabella qui sotto:

Per campi di tipo data/ora vedi tabella qui sotto:

Posizioni decimali: Solo per campi Numerico e Valuta, stabilisce un certo numero di cifre decimali.
Maschera di imput: Con questa proprietà è possibile impostare l'aspetto che dovranno avere i nostri dati: es. Codice fiscale, e-mail, ora, CAP, sigla della provincia, data.
Etichetta: Con questa proprietà e possibile cambiare il nome (come alternativa) del campo che appare nella tabella su maschere e report.
Valore predefinito: Imposta nel campo un valore specifico predefinito.
 Valido se: E possibile impostare un valore massimo o minimo del dato in quel campo (es. non può superare un determinato numero sia in eccesso o per difetto).
Messaggio di errore: E' possibile inserire un piccolo testo che si vuole che appaia, nel caso che si violino le regole delle proprietà precedenti "valido se".
Richiesto: Con questa proprietà è possibile stabilire l'obbligatorietà di inserimento dati in un report.
Consenti lunghezza zero: Con questa proprietà è possibile stabilire se scrivere nel report delle virgolette (" ") nel caso che non ci siano dati da inserire.
Indicizzato: Se no: non consente l'immissione di dati uguali per velocizzare la lettura dei dati di un database.

Prima di chiudere la tabella possiamo impostare la chiave primaria cosa non obbligatoria ma se vogliamo che il database lavori più velocemente ed in maniera efficiente è meglio impostarla. I vantaggi dati dalla  chiave primaria sono diversi, primo quando si apre una tabella i record sono ordinati automaticamente in base alla chiave primaria, secondo access non consente l'inserimento di duplicati nei report poiché viene indicizzata automaticamente.
Per creare una chiave primaria selezioniamo la riga del campo e clickiamo sul pulsante raffigurante una piccola chiave nella barra degli strumenti.

Chiudiamo la tabella dandogli un nome (in questo caso "inserimento dati") ed apparirà nella finestra in questo modo:

N.B. In qualsiasi momento possiamo cambiare le proprietà, il tipo di dato e il nome del campo della tabella.
Selezioniamo la tabella "inserimento dati" e clickiamo sul simbolo struttura (vedi finestra sopra) apparirà la nostra tabella in modalità struttura che andremo a modificare; mentre per inserire i dati selezioniamo sempre la nostra tabella e clickiamo su apri si aprirà la tabella pronta per incominciare ad introdurre i nostri dati.

Questo documento è stato redatto personalmente da Pierluigi Origgi (poriggi@origgi.com).
Non  mi assumo responsabilità  riguardo l'uso di questa guida, in quanto non garantisco l'esattezza del contenuto nonostante tutto il mio impegno. Non ci sono scopi commerciali e l'uso è solo divulgativo e gratuito. E' permessa la pubblicazione su altri siti lasciando intatto il contenuto e un riferimento al sito www.webanchio.com